Betalingsachterstanden vragen om snelle en zorgvuldige opvolging. Zeker bij vaste lasten, zoals huur, kunnen kleine achterstanden snel uitgroeien tot grotere financiële problemen. Uit de Monitor Vroegsignalering Schulden van Divosa blijkt opnieuw hoe belangrijk persoonlijk contact daarbij is. Een telefoontje leidt in 62% van de gevallen tot een reactie van inwoners. Bij brieven en e-mails is dat slechts 7%.
Voor verhuurders, woningcorporaties en vastgoedbeheerders is dit een belangrijk signaal. Het tijdig herkennen van betalingsachterstanden en het zoeken naar persoonlijk contact vergroot de kans op een oplossing voordat verdere stappen nodig zijn.
Gemeenten zijn verplicht om inwoners te benaderen wanneer zij betalingsachterstanden hebben op vaste lasten. Het gaat daarbij onder meer om huur, energie, drinkwater en zorgverzekering. Het doel is om inwoners vroeg hulp aan te bieden en te voorkomen dat beginnende betaalproblemen problematische schulden worden.
Daarvoor ontvangen gemeenten signalen van vaste-lastenpartners. Deze partners moeten minimaal het postadres delen. Sinds de invoering van de wet in 2021 worden ook steeds vaker telefoonnummers gedeeld. Daarmee ontstaan meer mogelijkheden om inwoners persoonlijk te benaderen.
De cijfers van Divosa laten een duidelijk verschil zien tussen persoonlijk en schriftelijk contact. Telefonisch contact leidt veel vaker tot een reactie dan een brief of e-mail. Toch zetten gemeenten in de praktijk nog vaak post en e-mail in. Niet omdat dit de meest effectieve aanpak is, maar omdat er vaak onvoldoende capaciteit is om inwoners telefonisch te benaderen.
Dat is een herkenbaar aandachtspunt voor organisaties met veel particuliere debiteuren. Het succes van een incassotraject hangt niet alleen af van het moment waarop een betalingsachterstand wordt gesignaleerd. Minstens zo belangrijk is de manier waarop daarna contact wordt gelegd.
Volgens Divosa ontvingen gemeenten in 2025 ruim een miljoen signalen van betalingsachterstanden. Met ongeveer 814.000 adressen is contact gezocht. Toch werd gemiddeld slechts één op de vijf inwoners daadwerkelijk bereikt.
Deze cijfers laten zien dat vroegsignalering pas echt waarde heeft als signalen ook goed worden opgevolgd. Daarvoor zijn actuele contactgegevens, voldoende capaciteit en een duidelijke werkwijze nodig. Zonder persoonlijke opvolging blijft het risico bestaan dat betaalproblemen verder oplopen.
Voor verhuurders, woningcorporaties en vastgoedbeheerders is huurachterstand vaak meer dan een administratief probleem. Achter een gemiste betaling kan een bredere financiële situatie schuilgaan. Vroeg contact helpt om die situatie beter in beeld te krijgen.
Een zorgvuldige aanpak begint bij duidelijke communicatie. Denk aan het snel controleren van contactgegevens, het aanbieden van meerdere contactmogelijkheden en het maken van heldere afspraken. Daarmee ontstaat eerder ruimte voor een passende oplossing, zoals een betalingsregeling of doorverwijzing naar hulpverlening.
De cijfers van Divosa laten zien dat persoonlijk contact een belangrijk verschil maakt. Voor verhuurders, woningcorporaties en vastgoedbeheerders betekent dit dat huurachterstanden niet alleen administratief moeten worden opgevolgd, maar ook tijdig en zorgvuldig besproken moeten worden. De onderstaande checklist helpt om dat proces overzichtelijk te houden.
1. Controleer de contactgegevens van de huurder
Zorg dat u beschikt over actuele contactgegevens, zoals telefoonnummer, e-mailadres en woonadres. Persoonlijk contact is alleen mogelijk als deze gegevens kloppen.
2. Neem snel persoonlijk contact op
Wacht niet te lang met opvolging. Een vroeg telefoongesprek of persoonlijk bericht helpt om de situatie snel duidelijk te krijgen en voorkomt dat de achterstand verder oploopt.
3. Communiceer duidelijk en zorgvuldig
Leg rustig uit om welke achterstand het gaat, welk bedrag openstaat en welke termijn geldt. Gebruik duidelijke taal. Het doel is om contact te krijgen en samen tot een passende oplossing te komen.
4. Onderzoek de oorzaak van de achterstand
Vraag of er sprake is van een tijdelijke situatie of structurele betaalproblemen. Dit helpt om te bepalen welke vervolgstap passend is, zoals een betalingsregeling of doorverwijzing naar hulp.
5. Leg afspraken schriftelijk vast
Maak duidelijke afspraken over betaling, termijnen en eventuele vervolgstappen. Bevestig deze afspraken schriftelijk, zodat beide partijen weten waar zij aan toe zijn.
6. Beoordeel of vroegsignalering nodig is
Bij huurachterstanden kan melding bij de gemeente onderdeel zijn van vroegsignalering. Controleer of dit in uw situatie verplicht of passend is en volg daarbij de geldende regels.
7. Blijf gemaakte afspraken opvolgen
Controleer of afspraken worden nagekomen. Reageer tijdig wanneer een betaling uitblijft. Zo blijft het dossier beheersbaar en voorkomt u onnodige vertraging.
8. Schakel tijdig ondersteuning in
Wanneer de achterstand oploopt of contact moeilijk blijft, kan professionele ondersteuning nodig zijn. Een incasso- en gerechtsdeurwaarderskantoor kan helpen om het dossier zorgvuldig en effectief op te volgen.
Een effectief incassoproces draait niet alleen om het innen van openstaande bedragen. Het gaat ook om het voorkomen van onnodige escalatie. Zeker bij huurachterstanden is dat belangrijk. Tijdig en persoonlijk contact kan juridische stappen soms voorkomen en draagt bij aan een oplossing die voor alle betrokkenen werkbaar is.
Bij BoitenLuhrs Incasso | Gerechtsdeurwaarders combineren wij incasso-ervaring met kennis van de vastgoedpraktijk. Wij ondersteunen verhuurders, woningcorporaties en vastgoedbeheerders bij een zorgvuldige opvolging van betalingsachterstanden. Daarbij staan duidelijke communicatie, rechtvaardigheid en een oplossingsgerichte aanpak centraal.
Bron: Divosa
