Op 1 april jl. trad de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) in werking. Over deze wet is al veel en wordt nog veel gediscussieerd, ook in de VvE-markt. Uitgaande van de nu geldende Wki-wetgeving valt het verrichten van debiteurenbeheer – zelfs het versturen van een enkele betalingsherinnering – onder de definitie van buitengerechtelijke incassowerkzaamheden. VvE-Beheerders die debiteurenbeheer voor een derde, oftewel voor VvE’s verzorgen, vallen dus ook onder de reikwijdte van deze wetgeving. Schuldeisers die zelf openstaande vorderingen innen, ook wel ‘zelfincassanten’ genoemd, vallen niet onder de Wki, hebben dus ook geen registratieplicht en hoeven dus ook niet aan alle kwaliteitseisen te voldoen die in de Wki zijn opgenomen. De vraag die dus steeds gesteld moet worden: worden de incassowerkzaamheden dóór de schuldeiser zelf verricht, of vóór de schuldeiser door een andere partij?
Deze vraag lijkt ook relevant wanneer wordt gekeken naar de situatie dat het bestuur van de VvE het debiteurenbeheer voor de VvE verzorgd. En in het verlengde daarvan ook voor de situatie waarin een externe partij, dat geen lid is van de VvE, bijvoorbeeld een VvE-Beheerder, tot bestuurder is benoemd en het debiteurenbeheer voor de VvE verzorgt.
In de afgelopen maanden heeft BoitenLuhrs veelvuldig de vraag voorgelegd gekregen of een VvE-Beheerder, die door de vergadering van eigenaars tot (zelfstandig) bevoegd bestuurder van een VvE is benoemd, het debiteurenbeheer voor de VvE kan verzorgen zonder zich te registreren in het incassoregister. Door ons en verschillende andere partijen, brancheverenigingen, advocaten, juristen, VvE-Beheerders, etc., wordt nagedacht over deze vraag. Over het antwoord daarop wordt tot nu toe verschillend gedacht.
Tijdens een bijeenkomst op 31 januari 2024 op het kantoor van BoitenLuhrs waarbij het Ministerie van Justitie en Veiligheid, verschillende brancheverenigingen en directieleden van VvE-Beheerders aanwezig waren, is deze vraag ook uitgebreid besproken. Eén van de redeneringen was toen de volgende:
Het bestuur is één van de organen van de VvE. Het bestuur wordt benoemd door de vergadering van eigenaars. De taak van het bestuur is zorgdragen voor het onderhoud van het gebouw, het beheer van de middelen van de vereniging en het uitvoeren van de besluiten van de vergadering. Het bestuur ontleent zijn bevoegdheden aan de wet, de splitsingsakte, het splitsingsreglement en de besluiten van vergadering van eigenaars. Er vanuit gaande dat het bestuur een orgaan van de VvE is, en dus onderdeel uitmaakt van de VvE, kan geconcludeerd worden dat het debiteurenbeheer dóór de schuldeiser zelf wordt uitgevoegd, in dit geval de VvE. Een bestuurder hoeft geen lid van te zijn van de VvE. Bestuurstaken kunnen dus ook worden uitgevoerd door een externe partij, bijvoorbeeld een VvE-Beheerder. Daarmee zou dan de conclusie gerechtvaardigd zijn dat wanneer een VvE-Beheerder, die in hoedanigheid van bestuurder het debiteurenbeheer voor een VvE verzorgt, wat betreft deze dienstverlening niet onder de reikwijdte van de Wki valt en dus geen registratieplicht heeft. Daarbij is wel van belang dat in alle uitingen aangaande het Debiteurenbeheer steeds voldoende duidelijk is dat de VvE-Beheerder bestuurder van de VvE is.
Het Ministerie van Justitie en Veiligheid gaf tijdens de bijeenkomst aan dat dit best wel eens een juiste redenering zou kunnen zijn, maar dat elke situatie steeds getoetst moet worden aan de wet of sprake is van een ‘zelfincassant’ of niet. Een definitief antwoord kwam er toen dus niet en is er nu ook nog niet.
Over de situatie dat een VvE-beheerder met de VvE overeenkomt dat de VvE-beheerder bestuurstaken namens het bestuur van de VvE zal uitvoeren, waaronder het uitvoeren van debiteurenbeheer, bestaat ook nog geen duidelijkheid. Onder de huidige wetgeving lijkt deze afspraak in de beheerovereenkomst er echter niet toe te leiden dat de VvE-beheerder zich niet hoeft te registreren. Dit lijkt juridisch immers niets anders dat het uitbesteden van deze bestuurstaak aan een externe partij, waardoor hier sprake is van de situatie dat een andere partij vóór de schuldeiser de incassowerkzaamheden verricht. Dit lijkt zelfs het geval wanneer de VvE-beheerder het debiteurenbeheer vanuit zijn eigen entiteit in naam van de VvE verricht.
BoitenLuhrs blijft in samenwerking met Stichting NowID werken aan helderheid over de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) voor onder andere de VvE-branche. Stichting NowID is gesprekspartner van het Ministerie van Justitie en Veiligheid over deze wet en zal ook aandacht blijven vragen voor de hiervoor gestelde vraag. Ook begeleidt Stichting NowID bij het voldoen aan alle wettelijke eisen wanneer een VvE-beheerder besluit zicht te registeren.
Wanneer u zich bij Stichting NowID aansluit, krijgt u toegang tot een aantal producten en diensten die u helpen te voldoen aan alle wettelijke eisen die per 1 april jl. van toepassing zijn. U krijgt toegang tot de databank van NowID. Daarin zit onder andere een model voor een interne klachtenregeling. Verder stelt NowID een handboek ter beschikking waarin wordt beschreven hoe u aan alle kwaliteitseisen kunt voldoen en daarmee uw registratie in het incassoregister soepel kunt laten verlopen. NowID heeft inmiddels ook een geschillenregeling opgetuigd, te weten incassoklacht.nl. Wanneer u zich aansluit bij NowID, voldoet u daarmee ook aan de eis dat u zicht dient aan te sluiten bij een geschillenregeling.
Wanneer u naar aanleiding van dit bericht nog vragen heeft of met ons wenst te overleggen, ook over andere onderdelen van de Wet kwaliteit incassodienstverlening en de bijbehorende wet- en regelgeving, dan horen wij u graag.
