Sinds de invoering van de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki) gelden strengere eisen voor partijen die openstaande betalingen bij consumenten behandelen. Voor VvE’s en VvE-beheerders betekent dit dat het innen van achterstallige VvE-bijdragen zorgvuldig, duidelijk en professioneel moet worden ingericht.
BoitenLuhrs helpt VvE’s met een aanpak die past bij de Wki: helder voor de appartementseigenaar, betrouwbaar voor de VvE en professioneel geborgd van eerste opvolging tot eventuele incasso.
Openstaande VvE-bijdragen kunnen snel zorgen voor financiële druk binnen de vereniging. Denk aan uitgesteld onderhoud, minder ruimte in de begroting of spanning tussen leden.
Tegelijkertijd vraagt de Wki om zorgvuldige communicatie richting particuliere appartementseigenaren. Niet alleen het innen van de bijdrage is belangrijk, maar ook de manier waarop dit gebeurt.
De Wki verplicht incassodienstverleners die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden (alle werkzaamheden die worden verricht om een openstaande vordering betaald te krijgen zonder tussenkomst van de rechter) uitvoeren voor consumenten om te voldoen aan kwaliteitseisen. In veel gevallen hoort daar ook registratie als incassodienstverlener bij.
Voor VvE’s is dit relevant omdat achterstallige bijdragen vaak worden geïnd bij particuliere appartementseigenaren. Een VvE-bestuur dat zelf herinneringen stuurt, valt meestal niet onder de registratieplicht. Een bestuur van een VvE is in dit geval een "zelfincassant".
Echter werken veel verenigingen samen met een professionele VvE-beheerder. Een VvE-beheerder kan administratief, financieel en technisch beheer op zich nemen, zodat een VvE dit niet zelf hoeft te doen. Met name binnen het financieel beheer worden werkzaamheden uitgevoerd die onder de Wki kunnen vallen, zoals het versturen van betalingsherinneringen, het opvolgen van betalingsachterstanden en het treffen van betalingsregelingen.
Voert een VvE-beheerder deze werkzaamheden uit namens de VvE, dan moet hij voldoen aan de eisen van de Wki. Dat betekent dat de beheerder zich moet registreren als incassodienstverlener óf ervoor kan kiezen deze werkzaamheden uit te besteden aan een partij die wél aan de Wki voldoet, zoals Credit Management van BoitenLuhrs.
Credit Management van BoitenLuhrs richt zich op de fase vóór zwaardere incassostappen. Steeds meer VvE-beheerders kiezen ervoor om werkzaamheden die onder de Wki vallen uit te besteden aan Credit Management. Credit Management neemt het versturen van betalingsherinneringen, het opvolgen van betalingsachterstanden en het maken van betalingsafspraken met appartementseigenaren zorgvuldig uit handen.
De nadruk ligt op duidelijke communicatie, persoonlijk contact en passende betalingsoplossingen. Zo krijgt de appartementseigenaar helderheid en behoudt de VvE grip op openstaande bijdragen. Dat voorkomt onnodige escalatie en vergroot de kans dat een betalingsachterstand sneller wordt opgelost.
Voor VvE’s is het belangrijk dat betalingsachterstanden niet blijven liggen. Hoe langer een bijdrage openstaat, hoe groter de kans op extra kosten, misverstanden en frustratie.
Daarom helpt Credit Management met een gestructureerde opvolging. De appartementseigenaar krijgt begrijpelijke informatie over het openstaande bedrag, de betaalmogelijkheden en de vervolgstappen.
Als betaling uitblijft, kan het dossier zorgvuldig worden overgedragen aan BoitenLuhrs Incasso | Gerechtsdeurwaarders.
Deze aanpak is geschikt voor VvE’s en VvE-beheerders die openstaande bijdragen zorgvuldig willen laten opvolgen.
Vooral wanneer er meerdere dossiers spelen, de communicatie gevoelig ligt of de VvE zekerheid wil over een professionele werkwijze, biedt Credit Management ondersteuning.
Als betaling of reactie uitblijft, kan het dossier worden overgedragen aan BoitenLuhrs Incasso | Gerechtsdeurwaarders. Daarmee blijft het traject professioneel geborgd. De VvE hoeft dus niet opnieuw te schakelen met een andere partij.
Directe incasso kan nodig zijn, maar is niet altijd de beste eerste stap. Soms is een betalingsachterstand ontstaan door onduidelijkheid, een gemiste betaling of tijdelijke financiële problemen.
Credit Management helpt om eerst duidelijkheid te creëren en waar mogelijk een oplossing te vinden. Dat is vaak beter voor de VvE én voor de appartementseigenaar.
Dat hangt af van of de VvE-beheerder zich heeft geregistreerd als incassodienstverlener. Is de VvE-beheerder geregistreerd? Dan mag hij de financiële werkzaamheden uitvoeren. Is de VvE-beheerder niet geregistreerd? Dan mag hij zelfs geen administratieve herinnering sturen.
Omdat hierover in de praktijk veel vragen bestaan, kiezen steeds meer VvE-beheerders voor samenwerking met een gespecialiseerde partij. Twijfel je? Neem gerust contact met ons op.
Een VvE-bestuur dat zelf herinneringen stuurt of openstaande bijdragen opvolgt, hoeft zich niet te registreren. Een bestuur van een VvE is in dit geval een "zelfincassant"
Wanneer een professionele beheerder of externe partij namens de VvE buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uitvoert, kan de Wki wel van toepassing zijn. Daarom is het belangrijk om goed te kijken wie welke werkzaamheden uitvoert.
Op 1 april 2024 is de Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (WKI) ingegaan. In deze wet staan strenge regels voor bedrijven die buitengerechtelijke incassowerkzaamheden doen. Dat betekent: het innen van openstaande schulden zonder tussenkomst van de rechter.
Sinds 1 april 2025 moeten alle incassobedrijven ingeschreven staan in het openbare Register Incassodienstverlening.
Voor gerechtsdeurwaarders geldt deze wet ook, als zij buitengerechtelijke incasso uitvoeren. Zij moeten zich aan alle regels houden, maar zij hoeven zich niet in te schrijven in het incassoregister.
In artikel 4, lid 2 onder a van de WKI staat dat de wet niet geldt voor gerechtsdeurwaarders die officiële taken (ambtshandelingen) mogen uitvoeren. De minister heeft uitgelegd waarom gerechtsdeurwaarders zich niet in het Register Incassodienstverlening hoeven te registreren. Deze beroepsgroep heeft al strenge regels en controles via de Gerechtsdeurwaarderswet. Ook zijn er speciale eisen om gerechtsdeurwaarder te worden. Bij de controles vanuit de normen van de beroepsgroep wordt ook gekeken of gerechtsdeurwaarders zich aan de WKI houden. Daarom is besloten dat een extra registratie voor gerechtsdeurwaarders niet nodig is.
Voor sommige opdrachtgevers verzorgen wij een debiteurenbeheertraject vanuit BoitenLuhrs VvE Creditmanagement. Dit is een handelsnaam van BoitenLuhrs Incasso | Gerechtsdeurwaarders. Daarom hoeft BoitenLuhrs VvE Creditmanagement ook niet opgenomen te worden in het register
